Alle Verwaltungsarbeit bei der Vorbereitung und Abwicklung der Jugendweihefeiern wurde bisher im MS Office und überwiegend in Papierform in unserem Verein vorgenommen. Das betraf sowohl die Anmeldungen zur Jugendweihe und reichte bis zum Postversand der Feierunterlagen inkl. Eintrittskarten. Unser Wunsch und unsere Vision war es, uns in diesem Bereich zu digitalisieren, umso Zeit zu sparen und selbstverständlich die Papier und Portokosten (jährlich mehrere tausend Euro) zu reduzieren.
Das Thema Digitalisierung lag also schon längere Zeit auf unserem Tisch und nun war endlich die Zeit gekommen, dies auch in einem eigens für uns programmierten Tool umzusetzen.
Ende Juni 2023, nach dem Erhalt des positiven Zuwendungsbescheides über 5.000,00 Euro aus Lottomitteln, begann unser Partner Plansoft GmbH mit den Arbeiten für unser online Softwareprogramm.
Vorab wurde durch uns Mitarbeiter die Feierstundenverwaltung angelegt. Das betraf 14 unterschiedlichen Regionen für ganz Ostthüringen. Somit konnten alle 3.000 Anmeldungen den 48 unterschiedlichen Feierstunden zugeordnet werden.
Als nächstes wurde die Registrierungsverwaltung für die Anmeldung der Teilnehmer umgesetzt. Es gibt nun 2 Möglichkeiten der Registrierung. Über QR-Code mit dem Smartphone oder per Anmelde-Link im Web. Dort geben die Eltern die persönlichen Daten ein und laden gleichzeitig das Kinderbild hoch.
Weiterhin wurden sämtliche Filter und Listenfunktionen erstellt sowie das individuelle Mailing. Hier kann jeder Mitarbeiter personalisierte Mailingvorlagen für einen Massenversand anlegen. Die Zahlungsfunktionen wurde programmiert und im letzten Schritt wurde 2024 die Saalplanbuchung erstellt. Sämtliche Saalpläne, ob mit oder ohne Sitzplatznummern, können durch unsere Mitarbeiter selbstständig eigearbeitet und angelegt werden. Danach werden Sitzplätze vergeben und als Mailinganhang pro Feierstunde versendet.
Positiv abgeschlossen wurde das Projekt am 21.02.2024.
Nun haben wir das erste Jahr erfolgreich mit unserem online Programm gearbeitet und können voller Stolz sagen, dass es eine Bereicherung für unseren Verein ist. Auch die Eltern sind positiv überrascht und wir erhalten ein sehr gutes Feedback. Wir können jeden Verein nur dazu motivieren, diesen Schritt auch zu gehen.
Ein großes Dankeschön geht an dieser Stelle an unseren Softwarepartner, welcher zu jeder Stunde erreichbar war und alle individuellen Wünsche umgesetzt hat. Ein Dank geht auch an das MSGIV für die finanzielle Förderung unseres Projektes.
Wir freuen uns jetzt schon auf das nächste Jugendweihejahr.
